Stipendien-E-Mail-Knigge: die 8 wichtigsten Tipps

1. Vermeide Smilies und umgangssprachliche Abkürzungen

Deine E-Mails an Stipendiengeber sollten immer professionell verfasst sein. Achte also darauf, dass Du keine umgangssprachlichen Formulierungen verwendest und keine Smilies oder sonstigen Zeichen. Die Auswahlkommission wird sonst schnell einen schlechten Eindruck von Dir bekommen.

2. Verwende immer einen Betreff

Deine E-Mails sollten grundsätzlich einen klaren Betreff haben, der besagt, worum es in Deiner E-Mail geht. Ein wenig aussagekräftiger Betreff, wie „Hallo“, hinterlässt gleich einen schlechten Eindruck. Wenn Du Deine Bewerbung per E-Mail verschickst, kannst Du als Betreff „Bewerbung um das XY-Stipendium“ verwenden.

3. Verwende eine professionelle E-Mail-Adresse

Verwende grundsätzlich eine professionell gestaltete E-Mail-Adresse als Absender, z.B. im Format vorname.nachname@emailanbieter.de. Unbedingt vermeiden solltest Du die Verwendung privater E-Mail-Adressen, die Spitznamen oder ähnliches enthalten.

4. Formuliere in klaren Sätzen

Die meisten Prüfer haben nur sehr wenig Zeit, die sie Deiner Bewerbung widmen können. Daher solltest Du Deine Anliegen in kurzen, prägnanten Sätzen formulieren. Vermeide daher Worthülsen, Füllwörter und wenig aussagekräftige Sätze. Stattdessen solltest Du gleich am Anfang Deiner E-Mail klar den Grund für diese E-Mail nennen.

5. Vermeide Fehler

Lies unbedingt Deine E-Mail Korrektur, bevor Du sie abschickst. Denn Rechtschreib- und Flüchtigkeitsfehler hinterlassen keinen guten Eindruck. Das gilt natürlich auch für Dein Motivationsschreiben oder Deinen Lebenslauf für die Stipendienbewerbung. Auch hier sollten keine Fehler auftauchen. Solltest Du Dir nicht sicher sein, kannst Du die E-Mail ja auch nochmals von einem Freund oder einer Freundin durchlesen lassen, bevor Du sie abschickst.

6. Finde Deinen Ansprechpartner heraus

Vermeide es, Deine E-Mail mit „Sehr geehrte Damen und Herren“ zu beginnen, wenn möglich. Du solltest in jedem Fall versuchen, Deinen Ansprechpartner herauszufinden und diesen direkt anzuschreiben. Auf die oben genannte allgemeine Floskel solltest Du nur ausweichen, wenn Du den Ansprechpartner nicht in Erfahrung bringen kannst.

Stelle außerdem sicher, dass Du den Namen Deines Ansprechpartners inklusive aller Titel richtig schreibst. Ein Fehler im Namen kann schnell die Würde eines Prüfers verletzen.

7. Vermeide „dumme“ Fragen

Stelle keine offensichtlichen Fragen in Deiner E-Mail. Vermeide es also, Fragen zu stellen, die Du Dir beispielsweise mithilfe der Homepage selbst beantworten kannst. Sonst signalisierst Du, dass Du unsauber arbeitest und lässt für viele Prüfer den Schluss zu, dass Du kein dringliches Interesse hast, das jeweilige Stipendium zu erhalten.

8. Verwende eine professionelle Gestaltung

Gliedere Deine E-Mail in logische Absätze. Tippe Deinen Text direkt in die E-Mail anstatt diesen als Anhang beizufügen. Verzichte auf eine graphische Gestaltung in Form einer anderen Farbe als Schwarz, zu großer Schriftgrößen oder ungewöhnlicher Schriftarten.