Mit Bewerbung per E-Mail zum Traumjob

Personaler bevorzugen Online- und E-Mail-Bewerbungen

Passende Stellenausschreibungen hast Du schnell ausfindig gemacht und Deine Unterlagen hast Du auch auf Vordermann gebracht. Jetzt musst Du die Bewerbungen nur noch verschicken und fragst Dich: Sollst Du die Bewerbung per E-Mail verschicken oder klassisch per Post? Mittlerweile ist die E-Mail-Bewerbung bei vielen Personalabteilungen beliebter. Vier von fünf Arbeitgebern ziehen die E-Mail-Bewerbung gegenüber der klassischen Bewerbungsmappe vor. Der Grund: Die Bewerbung per Mail oder Online-Formular ist sowohl für den Bewerber als auch das Unternehmen deutlich einfacher. Der einzige Nachteil ist, dass die Bewerbungsunterlagen in Form einer E-Mail schneller untergehen könnten. Wir erklären Dir, worauf du bei der E-Mail-Bewerbung besonders achten solltest, um aufzufallen und einen guten Eindruck zu hinterlassen.

Der Unterschied zwischen E-Mail-Bewerbung und Online-Bewerbung

Auch, wenn der ein oder andere die Begriffe fälschlicherweise synonym verwendet: Online-Bewerbung und Bewerbung per Mail sind zwei völlig unterschiedliche Dinge. Bei der Online-Bewerbung benutzt das Unternehmen in der Regel ein Online-Formular, das Du auf der Website ausfüllst. Deine Anlagen ( Lebenslauf, Zeugnis und Co.) werden in dem Fall als PDF hochgeladen. Bei der E-Mail-Bewerbung werden alle Unterlagen mit dem Anschreiben zusammen verschickt. Beide Varianten haben ihr Für und Wider – allerdings hast Du mit der Bewerbung per E-Mail einen großen Vorteil gegenüber einem Bewerbungsformular: Du kannst alles selbst gestalten. Während Du bei Formularen an feste Strukturen gebunden bist, hast Du die Gestaltung bei der Mail selbst in der Hand.

Bewerbung per E-Mail: Vor- und Nachteile

Häufige Fehler bei der Bewerbung per E-Mail

• Falscher Adressat: Deine Bewerbung landet nicht beim richtigen Ansprechpartner. Anonyme Postfächer und Verteiler am besten vermeiden. Stattdessen konkrete Adressaten ermitteln - beispielsweise durch einen Anruf.
• Falsche Formatierung der Anhänge: Eine kleine technische Hürde, die es unbedingt zu vermeiden gilt. Anhänge sollten immer als PDF verschickt werden. Andere Dateiformate oder Archive wie ZIP nur auf expliziten Wunsch verwenden.
• Kontaktdaten vergessen: Vergiss nicht Deine Kontaktdaten in der E-Mail-Bewerbung unterzubringen. Auch wenn sie bereits im Anhang aufgeführt werden, solltest Du eine vollständige Signatur einfügen.
• Empfangs- / Lesebestätigungen abschalten: Nur weil diese Funktion existiert, sollte man sie nicht benutzen. Für den Empfänger der Mail ist sie im schlimmsten Fall einfach nur nervig, weil sie zusätzliche Arbeit macht. Das kann einen schlechten Eindruck hinterlassen.
• Aufwändige Formatierung: Du willst gerne positiv auffallen und formatierst Deine Bewerbungsmail deshalb aufwändig mit HTML? Lass es lieber sein. Erstens kann es so schnell passieren, dass Deine E-Mail im Spam-Ordner landet. Zweitens könnte die E-Mail - je nach Programmeinstellungen des Empfängers - ganz anders aussehen.

Tipps für die E-Mail-Bewerbung

Mehr als die Hälfte der Personalverantwortlichen bevorzugen die digitale Bewerbung. Daher wird in immer mehr Stellenausschreibungen auf Online-Formulare oder eine E-Mail-Adresse verwiesen, an die man seine Bewerbungs schickt. Das Horrorszenario: Sie geht völlig unter oder findet zu wenig Beachtung. Damit Deine Bewerbungs-Mail gelesen wird, nicht im digitalen Papierkorb landet und gleich einen Spitzen-Eindruck hinterlässt, solltest Du unsere Tipps beherzigen:

Der Betreff: Wichtiger erster Eindruck

Der erste Eindruck zählt, auch wenn Du Dich per Mail bewirbst. Und der erste Eindruck beginnt mit der Betreffzeile der E-Mail. Noch bevor der Adressat die Mail öffnet, kann der Betreff schon einen entscheidenden Eindruck vermitteln. Deshalb solltest Du Dich sehr kurz und präzise fassen. Beim ersten Blick des Empfängers muss sofort klar sein, worum es sich handelt. Insbesondere dann, wenn Du Dich initiativ oder blind bei dem Unternehmen bewirbst. Bewirbst Du Dich auf einen ausgeschriebenen Job, sollte das Schlagwort „Bewerbung“ ganz vorne stehen, gefolgt von der ausgeschriebenen Position und gegebenenfalls der Kennziffer der Ausschreibung (sofern vorhanden). So kann die Personalabteilung Deine Bewerbungs-E-Mail direkt richtig zuordnen und weiterleiten. Wenn Du eine Initiativbewerbung schreibst, musst Du sogar noch deutlicher werden: Es muss sofort erkennbar sein, dass Du diese E-Mail-Bewerbung initiativ schreibst und bereits eine konkrete Vorstellung hast.

Ansprechende und fehlerfreie Texte sind ein Muss

Zu den wichtigsten Tipps gehören auch offensichtliche Dinge, wie fehlerfreie und gut formulierte Texte. Zu den klassischen Formalitäten, die auch in der Bewerbung per E-Mail nicht fehlen dürfen, gehören:

• Die förmliche Anrede
• Höfliche Grußformeln
• Eine Signatur mit allen nötigen (Kontakt-)Informationen

In punkto Sprache hast Du nur etwas Spielraum, wenn Du die Ansprechpartner bereits kennst oder Du Dich in einer jungen und kreativen Branche bewirbst. Wenn eine lockere und direktere Sprache zur Branche sowie zum Unternehmen und seiner Kommunikation gehört, kannst Du Dich diesem Duktus ruhig anpassen. Was Du jedoch niemals vernachlässigen solltest, sind Rechtschreibung und Grammatik. Sieh zu, dass Deine Bewerbung fehlerfrei ist. Eine Bewerbungs-E-Mail mit kleinen Fehlern sorgt schnell für einen schlechten Eindruck. Lasse Deine Bewerbung vor dem Verschicken noch einmal von einer anderen Person Korrektur lesen. Zu guter Letzt kann es von Vorteil sein, wenn Du Sonderzeichen vermeidest. In der Regel machen „%“, „€“ und Co. keine Probleme, aber es schadet nicht, wenn Du sie ausschreibst. Denn je nach Software des Empfängers können sie in seltenen Fällen zu einer fehlerhaften Darstellung der E-Mail führen.

Gestaltung: schlicht, elegant, einheitlich

Hinsichtlich der Gestaltung sollte Deine Bewerbung via E-Mail möglichst einheitlich ausfallen und professionell wirken. Ausschweifende Formatierungen und wechselnde Schriftarten können sehr schnell einen unseriösen Eindruck erwecken. Deshalb solltest Du es lieber schlicht und gut strukturiert halten. Benutze eine schnörkellose Schriftart und eine klare Struktur. Bonuspunkte gibt es, wenn Du diese Formatierung nicht nur in der Bewerbungs-E-Mail benutzt, sondern auch in den Anhängen. Entscheide Dich für eine durchgehende Schriftart, eine klare farbliche Linie und gleichbleibende Formatierung sowie Struktur. Aus einem Guss wirken Deine Unterlagen nicht nur besonders gekonnt, sondern verhindern auch ein mögliches Vorurteil: Wenn unterschiedliche Formatierungen vorherrschen, könnte nämlich der Eindruck entstehen, dass Deine Unterlagen aus unterschiedlichen Bewerbungen oder Bewerbungsphrasen zusammengewürfelt sind.

E-Mail-Bewerbung mit Unterschrift

Selbst bei einer digitalen Bewerbung kann die Unterschrift einige Pluspunkte einheimsen. Auch wenn Du Deine Bewerbung per E-Mail schickst, macht die Unterschrift einen seriösen Eindruck. Sowohl unter dem Lebenslauf, als auch im Anschreiben. Die Unterschrift unter diesen Dokumenten soll noch einmal verdeutlichen, dass alle Angaben wahrheitsgemäß sind. Das ist kein Muss, aber im Zweifel ein Türöffner, besonders wenn Du einen Personaler der alten Schule erwischst. Auch in der E-Mail selbst lässt sich die Unterschrift in der Signatur platzieren, das ist aber kein Muss. Dafür gibt es unterschiedliche Lösungen, abhängig von Deinem E-Mail-Programm.

Mit Schlagworten und klaren Aussagen punkten

Rede in Deiner E-Mail-Bewerbung nicht um den heißen Brei herum! Was wir in den Tipps zum Anschreiben noch einmal vertiefen werden, gilt auch für Mail und Betreff. Das fängt schon mit ganz einfach und vermeintlich selbstverständlichen Dingen an: Nenne beispielsweise klar und deutlich die Position, auf die Du Dich bewirbst. Wecke das Interesse des Empfängers. Wenn Du das Anschreiben im Anhang verschickst, bietet es sich an, eine stark komprimierte Variante für die E-Mail zu benutzen. Beschränke Dich dafür auf die wichtigsten Punkte und Aussagen. Je schneller der Personaler alle Schlüsselinformationen zusammen hat, desto glücklicher ist er.

Durchgehend seriös auftreten

Auch bei der Bewerbung per E-Mail gilt: Tritt stets seriös auf. Das erreichst Du durch die genannten Punkte wie Sprache, klare Gestaltung und deutliche Aussagen, aber auch durch vermeintliche Kleinigkeiten. Wichtige Punkte, die Du auch beachten solltest, haben wir Dir noch einmal kurz zusammengefasst:

• Benutze auf jeden Fall eine seriöse E-Mail-Adresse. Mit dem Klassiker „vorname.nachname@mailprovider“ gehst Du auf Nummer sicher. Spaßadressen wie „wuschelkopf@mailprovider“ solltest Du auf keinen Fall benutzen.
• Eine ansprechende Signatur wirkt immer gut. Wichtig ist, dass Deine Kontaktdaten vollständig vorhanden sind. Bonuspunkte gibt es, wenn sich das Design der Signatur 100 Prozent in die restliche Gestaltung (Anschreiben, Lebenslauft) einfügt.
• Achte darauf, ob Du bei Deinem Mail-Provider ein Foto hinterlegt hast, das automatisch in Mails eingefügt wird. Privatfotos sollten nicht in Deiner E-Mail-Bewerbung auftauchen.

E-Mail-Bewerbung: Das Anschreiben

Das Anschreiben in der E-Mail-Bewerbung kann einen unter Umständen vor echte Probleme stellen. Zunächst, weil auch in der Bewerbung per Mail das Anschreiben zentraler Bestandteil ist, und deshalb besonders sorgfältig formuliert werden möchte. Außerdem gilt es, die Frage zu beantworten, ob das Anschreiben in die E-Mail kommt oder in die angehängten Bewerbungsunterlagen. Richtig oder falsch gibt es jedenfalls nicht, so lange das Unternehmen selbst keine Präferenz angibt. Am besten entscheidest Du Dich deshalb für die Variante, mit der Du selbst das beste Gefühl hast. Dennoch können wir Dir bei der Entscheidungsfindung helfen, Dir Tipps mit auf den Weg geben und einige Textbeispiele zeigen:

Anschreiben in der E-Mail vs. im Anhang

Was spricht für die Platzierung des Bewerbungsanschreibens direkt in der E-Mail und was spricht für den Anhang? Die wichtigsten Pluspunkte gegenübergestellt:

Tipps für das Anschreiben direkt in der E-Mail

Worauf solltest Du achten, wenn Du bei Deiner Bewerbungs-E-Mail das Anschreiben direkt in den Text der E-Mail integrierst? Zunächst einmal auf die Struktur und die Formatierung des Textes. Unterteile Dein Anschreiben in klare Sinnabschnitte, die sich in kurzen Absätzen wiederspiegeln. Zu lange Textblöcke sind für den Leser eher abschreckend und er steigt im schlimmsten Fall schon nach wenigen Sätzen aus. Kurze und vor allem knackig formulierte Absätze sorgen dafür, dass Dein Ansprechpartner am Ball bleibt. Aber nicht nur kurze Absätze lockern den Lesefluss, sondern auch Listen und Aufzählungen, die Du in den Fließtext einstreust. Das gilt insbesondere bei Schlagworten, die für Dein Bewerbungsschreiben von hoher Bedeutung sind.

Das Anschreiben der E-Mail-Bewerbung auch direkt als Mail-Inhalt zu benutzen, ist eine elegante Lösung, denn:

• Der Personaler spart sich einen Klick und hat Dein Anschreiben sofort vor Augen
• Der Arbeitsschritt, eine separate Mail zu verfassen, entfällt
• Das Anschreiben lässt sich auch bei dieser Variante noch mit anhängen

Der klassische Briefkopf aus dem Anschreiben (Datum, Empfänger, Absender und Betreffzeile) taucht in der E-Mail natürlich nicht auf. Datum, Empfänger und Betreff werden bei der E-Mail automatisch abgehakt und für die Absenderinformationen gibt es die Signatur. Die Kopie des Anschreibens im Anhang behält den Briefkopf.

E-Mail-Bewerbung: Anschreiben im Anhang – Worauf Du achten solltest

Wenn Du das Anschreiben Deiner E-Mail-Bewerbung im Anhang unterbringen willst, sollte das Anschreiben zum Lebenslauf passen. Schriftart, Farbschema und andere Gestaltungselemente sollten deshalb einheitlich sein. Außerdem sollten alle Anhänge in einer PDF gebündelt werden, die am Ende nicht zu groß ausfällt – warum das wichtig ist, erklären wir weiter unten im Artikel. Wie bereits erwähnt musst du natürlich einen gesonderten Text für die E-Mail formulieren, wenn Du das ausführliche Anschreiben im Anhang unterbringen möchtest. Dieser Text kann sehr kurz ausfallen, sollte aber die wichtigsten Informationen enthalten:

• Korrekte Anrede und Grußformel
• Auf welche Stelle Du Dich bewirbst
• Warum Du Dich bewirbst und ein guter Kandidat bist
• Hinweis auf die Bewerbungsunterlagen im Anhang
• Grußformel

Das kann dann ungefähr so aussehen:

Beispiel für ein Anschreiben in der Bewerbung via E-Mail

Der Anhang der E-Mail-Bewerbung: Worauf solltest Du achten?

Ein weiterer zentraler Bestandteil der E-Mail-Bewerbung ist der Anhang. Den Anhang kannst Du mit der klassischen Bewerbungsmappe gleichsetzen. In den Anhang gehören deshalb üblicherweise:

• Das Anschreiben (optional)
• Deckblatt (optional)
• Der Lebenslauf
• Zeugnisse
• Weitere Empfehlungsschreiben, Referenzen, Auszeichnungen und weitere Anlagen (optional)

Wichtig ist, dass Du die Reihenfolge der Anhänge Deiner E-Mail-Bewerbung beachtest und alle angehängten Komponenten bereits in der E-Mail ankündigst. Achte außerdem darauf, dass der Anhang nicht zu groß ist. Zu große Anhänge in E-Mails werden oft vom Server aussortiert und landen nicht beim Empfänger. Wie groß die Datei sein darf, lässt sich meistens der Stellenanzeige entnehmen. Ansonsten empfehlen wir die Anhänge möglichst unter 1 Megabyte zu halten und allerhöchstens auf 4 bis 5 Megabyte zu begrenzen. Grundsätzlich gilt: je kleiner desto besser.

Anhänge der Bewerbung in einer PDF-Datei zusammenfügen

In der Regel möchten die Arbeitgeber gerne alle Dokumente in einem PDF-Dokument zusammengefasst haben. Das erspart nicht nur der Personalabteilung und Deinen zukünftigen Vorgesetzen Arbeit, sondern stellt auch sicher, dass tatsächlich alle Unterlagen weitergeleitet werden. So ist letztlich jeder bestens im Bilde und hat alle Deine Unterlagen zu Gesicht bekommen.

Das Zusammenfügen von Dateien in eine einzige PDF ist kinderleicht. Alles was Du dazu brauchst ist ein spezielles Programm wie PDF24, SmallPDF oder PDFJoin. Die gibt es idealerweise kostenlos und lassen sich blitzschnell finden und herunterladen. Wenn Du Deine Bewerbungsunterlagen mit einem der Programme zusammenfügst, solltest Du folgende Dinge beachten:

• Beachte die Dateigröße: Mit Qualitätseinstellungen kannst Du die Dateigröße verringern.
• Achte auf eine klare Benennung: Damit sich Deine Bewerbungsunterlagen einfacher zuordnen lassen, sollten sie eindeutig benannt werden. (z.B. „Bewerbung_Position_Vorname_Nachname.pdf“)
• Bearbeite die Metadaten der PDF: In der Datei stecken neben Deinen Unterlagen auch kleine Informationen, wie das Erstellungsdatum (peinlich, wenn die Unterlagen älter sind als die Bewerbung!), das verwendete Programm und weitere kleine Details. Diese Daten lassen sich mit Hilfe von Tools, wie „BeCyPDFMetaEdit“ allerdings auch nachträglich bearbeiten.

Checkliste für die Bewerbung per Mail

Damit nichts schief geht und Du Deine E-Mail-Bewerbung noch einmal von vorne bis hinten durchgehen kannst, haben wir alle wichtigen Punkte noch einmal als Checkliste zusammengefasst:

• Benutze zum Versenden eine seriöse E-Mail-Adresse – Klassiker: vorname.nachname@mail-provider
• Aktualisiere Deine Signatur – Kontaktinformationen und Links auf Online-Profile oder die eigene Website müssen komplett sein
• Sende die Bewerbung an einen konkreten Ansprechpartner – keine Verteiler
• Wähle einen aussagekräftigen Betreff, der zum Stil Deines Anschreibens passt
• Die Gestaltungslinie einhalten – wähle Schriftart, Formatierung und Co. passend zum Rest der Unterlagen
• Verzichte auf HTML-Formatierungen in Deiner Bewerbungs-Mail – je nach Mail-Client kann die Mail falsch dargestellt sein
• Arbeite in E-Mail und Bewerbungsanschreiben mit aussagekräftigen Schlagworten
• Behalte einen klaren sprachlichen Stil bei
• Deine E-Mail-Bewerbung solltest Du mehrmals Korrektur lesen – Fehler in Rechtschreibung und Grammatik sind ein No-Go
• Die Anhänge und Bewerbungsunterlagen solltest Du in der Regel in einer PDF zusammenfassen und gut komprimieren
• Wähle Deine Unterlagen gezielt aus – nicht jede Arbeitsprobe, jedes Zeugnis oder jeder Nachweis passt zu jeder Stelle
• Sind die Anhänge vor dem Versenden tatsächlich in der E-Mail?
• Verzichte lieber auf eine Lese- und Empfangsbestätigung
• Falls Du nach ein bis zwei Wochen noch keine Eingangsbestätigung oder Rückmeldung hast, ist es vollkommen in Ordnung, noch einmal nach dem Stand der Bewerbung zu fragen
• Mache Dich nicht verrückt! Manchmal dauert es eben länger, nicht alle Bewerbungen führen zum persönlichen Gespräch und letztlich gehört auch immer etwas Glück dazu. Einfach weiter großartige Bewerbungen per E-Mail verschicken und früher oder später ist Dein neuer Job dabei.