Was ist eine Sekretärin?
Eine Sekretärin ist für allgemeine Büro- und Routinearbeiten in einem Unternehmen oder einer Behörde verantwortlich. Dazu zählen zum Beispiel der Telefonverkehr, die Terminplanung und die Vorbereitung von Geschäftsreisen. Darüber hinaus erfüllt sie repräsentative Pflichten. Als erste Ansprechpartnerin trägt sie grundlegend zur Außenwirkung ihres Arbeitgebers bei. Damit fungiert eine Sekretärin als Schnittstelle und Filter zwischen Geschäftsführung, Personal und Kunden.
Sekretärin und Sekretär sind keine geschützten Berufsbezeichnungen. Jeder, der im Büro arbeitet und dort sekretariatsähnliche Arbeiten ausübt, kann sich so nennen.
Was macht eine Sekretärin?
Als Sekretärin oder Sekretär unterstützt Du die Unternehmensführung oder die Abteilung eines Geschäftsbereichs, indem Du organisatorische und repräsentative Aufgaben wahrnimmst. Dazu bearbeitest Du E-Mails, telefonierst, machst Termine für Mitarbeiter und Führungskräfte, verfasst Protokolle, bereitest Konferenzen vor und planst Geschäftsreisen. Dafür stehst Du in regelmäßigem Kontakt mit Deinen Vorgesetzten.
Darüber hinaus bist Du der Ansprechpartner für Mitarbeiter. Sie kommen mit Anfragen und Problemen auf Dich zu, bei deren Lösung Du behilflich bist. Insgesamt liegen Deine Aufgaben als Sekretärin damit im Bereich der Verwaltung und Kommunikation.
Wie wird man Sekretärin?
Es gibt keine einheitliche Sekretärin-Ausbildung in Deutschland. Dir stehen daher mehrere Wege offen, eine qualifizierte Ausbildung zur Sekretärin zu erlangen:
Ausbildung
In der Regel machst Du eine Ausbildung im kaufmännischen Bereich, um Sekretärin oder Sekretär zu werden. Du kannst dazu zum Beispiel eine Ausbildung als Kauffrau für Bürokommunikation, als Kauffrau für Marketingkommunikation oder als Industriekauffrau absolvieren. Auch eine Ausbildung als Fremdsprachensekretärin ist für den Beruf geeignet.
Zulassungsvoraussetzungen
Um eine Ausbildung im Hinblick des Sekretärinnen-Berufes beginnen zu können, musst Du keinen bestimmten Schulabschluss mitbringen. Bei der Ausbildung als Kauffrau für Büromanagement werden überwiegend Bewerber mit einem Realschulabschluss zugelassen. Bei den Ausbildungen als Kauffrau für Marketingkommunikation und als Industriekauffrau hast Du mit einem Realabschluss ebenfalls gute Chancen auf die Zulassung, besser stehen diese jedoch mit einem Fachabitur und einem Abitur.
Ausbildungsablauf
Die Ausbildungen, die Dich für den Beruf qualifizieren, laufen alle nach dem dualen Prinzip ab. Das heißt: Einen Teil Deiner Ausbildung leistest Du in der Berufsschule ab. Hier eignest Du Dir die theoretischen Inhalte des Berufs an, indem Du zum Beispiel Kurse zu den Themen Buchhaltung, Assistenz und Sekretariat sowie Verwaltung und Recht belegst. Den anderen Teil Deiner Ausbildung leistest Du in einem Ausbildungsbetrieb ab. Hier lernst Du die Aufgaben einer Sekretärin in der Praxis kennen.
Unabhängig vom gewählten Bildungsweg dauert die Sekretärinnen-Ausbildung 3 Jahre. In einigen Ausbildungen ist es möglich, die Dauer durch gute Noten zu verkürzen.
Quereinsteiger
Du musst nicht unbedingt eine relevante Ausbildung zur Sekretärin absolviert haben, um in dem Beruf arbeiten zu können. Die Branche weist viele Quereinsteiger auf, sodass Du Dich auch mit einer Ausbildung oder Berufserfahrung in einem anderen Bereich dafür qualifizieren kannst. Oftmals entdecken Berufstätige in einem anderen Job, dass sie außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten aufweisen und wechseln dann in den Sekretärinnen-Beruf.
Weiterbildung
Nach Deiner Sekretärin-Ausbildung kannst Du Dich weiter für den Job qualifizieren, indem Du Fortbildungen absolvierst. Fortbildungen sind bei Arbeitgebern besonders gern gesehen, da sie Dich konkret auf Deine Sekretärin-Aufgaben vorbereiten. Du kannst dabei zum Beispiel eine Weiterbildung im Bereich Büromanagement machen. Dann können unter anderem Fächer wie Sekretariatskunde, Textformulierung, Protokollführung, EDV und Briefgestaltung auf Deinem Stundenplan stehen.
Die Fortbildungen sind je nach gewähltem Thema und Anbieter unterschiedlich lang. In der Regel schließt Du diese mit einer Prüfung ab und erhältst dann ein Zertifikat. Besonders angesehen ist dabei das Zertifikat der Industrie- und Handelskammer. Es ist deutschlandweit anerkannt.
Wo arbeitet eine Sekretärin?
Eine Sekretärin wird überall dort gebraucht, wo allgemeine Büro- und Verwaltungsarbeiten geleistet werden müssen. Daher kannst Du mit einer Ausbildung zur Sekretärin unter anderem bei diesen Arbeitgebern tätig werden:
- Handelsunternehmen
- Industrieunternehmen
- Handwerksfirmen
- Behörden
- Verbände
Wie sieht der Arbeitsalltag aus?
In Deinem Arbeitsalltag warten unter anderem diese Sekretärin-Aufgaben auf Dich:
Wie sieht der Arbeitsplatz aus?
Einen Großteil Deiner Zeit verbringst Du am Computer und am Telefon. Hier organisierst Du alle Aufgaben rund um die Verwaltung und Kommunikation Deines Arbeitgebers. Ab und zu nimmst Du an wichtigen Gesprächen und Meetings teil, um Dich dabei um die Protokollführung zu kümmern. Gelegentlich übernimmst Du auch Botengänge, um zum Beispiel Büromaterial zu beschaffen.
Was verdient eine Sekretärin?
Je nachdem, für welche Ausbildung zur Sekretärin Du Dich entschieden hast, variiert Dein Gehalt während der Ausbildungszeit. Grundsätzlich erhältst Du im ersten Lehrjahr einen Lohn zwischen 649 Euro und 1.218 Euro. Im zweiten Lehrjahr landen dann 750 Euro bis 1.268 Euro auf Deinem Konto. Im letzten Lehrjahr warten auf Dich 876 Euro bis 1.314 Euro auf Dich.
Hast Du Deine Sekretärinnen-Ausbildung erfolgreich abgeschlossen, hängt Dein Einkommen von verschiedenen Faktoren ab. Dazu zählen unter anderem die Branche, Deine Ausbildung, eventuelle Fortbildungen, Deine Berufserfahrung und die Größe und der Standort Deines Arbeitgebers. Durchschnittlich liegt das Einstiegsgehalt bei 2.500 Euro brutto im Monat. Nach ca. 3 bis 6 Jahren im Beruf kommst Du auf ca. 2.900 Euro. Bist Du 9 Jahre und länger dabei, sind 3.500 Euro brutto im Monat realistisch.
Wo finde ich einen Job als Sekretärin?
Nach Deiner Sekretärin-Ausbildung wartet der Berufseinstieg auf Dich – und damit die Frage, welche Arbeitgeber für Dich infrage kommen. Um eine für Dich passende Stelle zu finden, schau am besten in unsere Jobsuche. Sie zeigt Dir mit wenigen Klicks, welche Stellen derzeit offen sind. Fange am besten so früh wie möglich mit der Suche an – idealerweise jetzt sofort. Das kostet kaum Zeit. Aber Du bekommst sehr viel bessere und sehr viel mehr Jobangebote wenn Du Dich viel bewirbst.
Wie sind die Berufsaussichten für Sekretärinnen?
Im Zuge der Digitalisierung werden die Aufgaben einer Sekretärin immer komplexer. Unternehmen benötigen daher gut ausgebildete Fachkräfte, die über technische Fähigkeiten verfügen und den Überblick behalten. Du hast somit aktuell gute Aussichten, nach Deiner Ausbildung zur Sekretärin eine Stelle zu finden. Darüber hinaus wartet auf Dich mit steigender Berufserfahrung auch ein höheres Gehalt. Steigst Du durchschnittlich mit einem Bruttogehalt von 2.500 Euro im Monat in den Beruf ein, warten auf Dich nach 3 bis 6 Jahren bereits 2.900 Euro.
Erweist Du Dich als besonders kompetent, kannst Du vor allem in großen Unternehmen zur Assistentin der Geschäftsführung aufsteigen. Dann wartet auf Dich nicht nur mehr Verantwortung, sondern auch ein höheres Gehalt. In der Regel liegt das dann bei 4.000 Euro brutto monatlich und mehr.
Welche Spezialisierungen gibt es?
Für das Sekretärin-Berufsbild finden sich zahlreiche Spezialisierungen, die Du Dir über Weiterbildungen aneignen kannst. Dazu zählen unter anderem:
- Sekretariat Personalwesen: Stellt ein Unternehmen oder eine Behörde neue Mitarbeiter ein, sammelst Du als Sekretärin für das Personalwesen alle Bewerbungen und ordnest diese nach vorgegebenen Kriterien. Auf diese Weise erleichterst Du der Personalabteilung die Suche nach einer kompetenten Kraft.
- Sekretariat Rechtswesen: Als Sekretärin in der Rechtsabteilung eines Unternehmens bist Du für die Verwaltung und Kommunikation aller Rechtsangelegenheiten verantwortlich. Dafür vereinbarst Du zum Beispiel Termine mit Anwälten und nimmst Anfragen von Mitarbeitern zu rechtlichen Themen an.
- Telefongespräch: Kommst Du ausschließlich im Bereich Telefonverkehr zum Einsatz, nimmst Du alle Anrufe an, die bei Deinem Arbeitgeber eingehen. Dabei nimmst Du unter anderem Nachrichten entgegen und stellst zu gewünschten Gesprächspartnern durch.
Passt der Beruf Sekretärin zu mir?
Damit Du die Aufgaben einer Sekretärin erfolgreich meistern kannst, solltest Du unter anderem diese Fähigkeiten mitbringen:
Du musst nicht direkt beim Berufseinstieg ein Profi auf diesen Gebieten sein. Die ersten Berufsjahre geben Dir ausreichend Zeit, Dir die entsprechenden Fähigkeiten anzueignen.
